如何創(chuàng )建Living Office?為回答這個(gè)問(wèn)題,“WHY”雜志追蹤報道了一家公司的發(fā)展歷程:從阻礙其發(fā)展的總部到能促進(jìn)員工和企業(yè)興旺發(fā)達的工作空間。這是系列報告之一。
員工是每個(gè)公司最重要的資產(chǎn),然而當今的許多辦公室并非為支持其需求和活動(dòng)而設計的。Herman Miller的Living Office則提供了一種全新的辦公空間,它是在對員工、其工作及其成功完成工作所需的工具進(jìn)行調查了解的基礎之上設計的。
這里還是剃須產(chǎn)品初創(chuàng )公司Harry’s總部的某個(gè)星期四的上午11點(diǎn),卻仿佛已經(jīng)是紐約Soho區眾多鄰近酒吧或餐廳的午夜11點(diǎn)了。產(chǎn)品設計總監Scott Newlin和品牌、營(yíng)銷(xiāo)總監Jenni Lee聚坐在一起的會(huì )議室的墻壁的高度未達到天花板,所以相鄰空間(一排排的人們一個(gè)挨著(zhù)一個(gè)坐在長(cháng)凳上的蜂窩似的閣樓)的嘈雜聲傳了過(guò)來(lái)。上面裸露的通風(fēng)管在轟鳴,破碎已久的窗戶(hù)砰地一聲打開(kāi),又砰地一聲關(guān)上。
在這個(gè)十二月份的上午,這種預示著(zhù)公司快速發(fā)展將取得成功的混亂無(wú)序既讓人分心,又讓人興奮。在短短兩年時(shí)間里,Harry’s已經(jīng)從懷揣重新設計整個(gè)剃須體驗夢(mèng)想的兩個(gè)人,發(fā)展到擁有65名員工,客戶(hù)群超過(guò)500,000人的公司,且在繼續增長(cháng)。
Harry’s總部以前的工作空間寬敞開(kāi)闊,充滿(mǎn)活力,但同時(shí)也顯得嘈雜擁擠。
公司的成長(cháng)速度是如此之快,以致于其環(huán)境已落伍,無(wú)法適應需求。在這個(gè)擁擠的279平方米的開(kāi)放式樓層里,業(yè)務(wù)分析師在滔滔不絕的客戶(hù)服務(wù)代表旁斜視著(zhù)電子數據表,產(chǎn)品樣品和包裝材料堆集到了接待區中。每個(gè)人似乎都在集中精力幫助Harry’s興旺發(fā)達,但這個(gè)過(guò)于擁擠的辦公室實(shí)際上在限制著(zhù)其增長(cháng)潛能。
“我們請來(lái)接受采訪(fǎng)的這個(gè)人非常喜歡在這家公司工作,但他卻說(shuō)他覺(jué)得無(wú)法在這個(gè)空間里工作,”Newlin說(shuō):“我認為這充分說(shuō)明了問(wèn)題。我們需要能夠使我們的工作空間成為一個(gè)工具,即所說(shuō)的很酷的工作場(chǎng)所,我們需要最好的員工,而我們?yōu)楂@得這些員工已創(chuàng )建了最好的環(huán)境?!?/span>
空間擁擠不僅阻礙Harry’s招募發(fā)展所需的人才,而且也影響員工的滿(mǎn)意度、效率以及最終所取得的成就。浪費許多時(shí)間來(lái)來(lái)回回發(fā)送電子郵件安排在唯一一個(gè)會(huì )議室中召開(kāi)的會(huì )議,員工也不得不跑到外面的走廊或樓梯間去私下交談或接聽(tīng)電話(huà)。
Harry’s原來(lái)的辦公室中沒(méi)有通頂的墻壁、沒(méi)有準備訂單的地方,不同類(lèi)型的員工之間也不分隔開(kāi),視覺(jué)和聽(tīng)覺(jué)干擾司空見(jiàn)慣。
很顯然,到了該搬遷的時(shí)候了。2014年年中,Newlin及其團隊在Soho區中找到一個(gè)2415平方米的空間,并聘請布魯克林的建筑公司Studio Tractor為其裝修。為裝備該空間,這家建筑公司聘請了選擇與Herman Miller合作的WB Wood,共同為其客戶(hù)打造Living Office環(huán)境。在基于對員工及其工作進(jìn)行調查了解方法之上構造的Living Office,對于Harry’s而言似乎是一個(gè)自然的解決方案,它依靠的是通過(guò)頻繁的調查獲得的數據和加倍的努力,以此確保其客戶(hù)和員工都滿(mǎn)意。
Herman Miller長(cháng)期以來(lái)一直注重為員工及其不斷變化的工作需求而設計。20世紀60年代,Robert Propst在對工作環(huán)境如何運作的研究中得出的結論是:“如今的辦公室象一座廢墟,耗費生命力、阻礙人才發(fā)展、無(wú)益于取得成就”。他的解決方案是“行動(dòng)辦公室”,即一個(gè)適用人們真正行之有效的工作方式的自適應系統,可在員工和組織的需求發(fā)展變化時(shí)輕松做出改變。
現在,Herman Miller和思想領(lǐng)袖及設計師們合作以將對員工的更深層了解應用到當今的工作空間中。這項工作揭示了所有員工的六項共同基本需求:目標、歸屬感、成就、自主、地位和保障。當工作場(chǎng)所實(shí)現了這些需求時(shí),人們會(huì )更充分地準備好幫助其組織取得成功。
Herman Miller創(chuàng )造了Living Office來(lái)幫助組織更好地實(shí)現人們的基本需求。利用基于調查研究的Living Office Discovery Process?,經(jīng)過(guò)培訓的專(zhuān)家們將幫助各個(gè)組織確定其目標、特征和活動(dòng),或其提供的產(chǎn)品/服務(wù)、公司的地位及其員工所從事的工作。在此過(guò)程中獲得的深入見(jiàn)解可為設計能反映組織獨特文化的Living Office提供必要的信息。
在Harry’s項目中,此過(guò)程由Living Office專(zhuān)家James Cesario和Jennifer Abbattista領(lǐng)導完成。兩天后,在公司唯一的會(huì )議室召集員工進(jìn)行專(zhuān)題小組討論,解釋為何要搬遷到新辦公室。
當Harry’s意識到其工作場(chǎng)所正引發(fā)員工滿(mǎn)意度問(wèn)題時(shí),他們在Soho區附近找到一個(gè)2415平方米的空間作為解決方案。
目的
午餐后,這些小組開(kāi)始進(jìn)行有關(guān)目的的討論,內容涉及其使命以及界定其提供的卓越價(jià)值的構想、產(chǎn)品與服務(wù)。第一步很重要,因為它將幫助組織決定將幫助他們實(shí)現其目的的設計投資。
Cesario解釋說(shuō)對于許多公司這都將是一個(gè)需要許多個(gè)小時(shí)工作的具有挑戰性的步驟。Harry’s較輕松地明確闡明了其目的:以公平的價(jià)格提供最好的剃刀。
“我們始終齊心協(xié)力朝著(zhù)一個(gè)方向努力,從創(chuàng )始人到昨天開(kāi)始加盟的伙計,無(wú)一例外,”Newlin說(shuō):“我不知道這有多么與眾不同,但對于我而言真是好極了,因為我們只花了一年半的時(shí)間就從每小時(shí)0英里達到100公里?!?/span>
“我們請來(lái)接受采訪(fǎng)的這個(gè)人非常喜歡在這家公司工作,但他卻說(shuō)他覺(jué)得無(wú)法在這個(gè)空間里工作。我認為這充分說(shuō)明了問(wèn)題。我們需要能夠使我們的工作空間成為一個(gè)工具,即所說(shuō)的很酷的工作場(chǎng)所。 ”
- Scott Newlin
Living Office專(zhuān)家領(lǐng)導專(zhuān)題小組(有時(shí)Studio Tractor的建筑師也會(huì )加盟)完成為新空間設計方案提供信息的開(kāi)發(fā)過(guò)程。(攝影:Paul Barbera)。
發(fā)現特征
開(kāi)發(fā)過(guò)程的第二個(gè)步驟是確定特征,即發(fā)現使公司與其他公司截然不同的獨特的價(jià)值觀(guān)和顯著(zhù)特征。了解特征可以幫助組織打造表明其地位且可幫助他們朝著(zhù)其目標前進(jìn)的工作場(chǎng)所。
為此,專(zhuān)題小組用彩色虛線(xiàn)描繪出了他們認為公司在各特征圖譜上所處的位置。他們更正式還是不正式?獨立還是相互依賴(lài)?統一還是各自為政?
點(diǎn)集集中在不正式、自適應和自我指導這樣的詞語(yǔ)附近,所有特點(diǎn)都描述了Harry’s特征的目前狀態(tài)。同時(shí),點(diǎn)集也集中在圖譜另一端的正式、一致和得到指導這些詞語(yǔ)附近。這些點(diǎn)集代表了期望的未來(lái)狀態(tài),即使用更有條理、組織更加井然有序的辦公室的更有條理、組織更加井然有序的公司。
這些發(fā)現十分重要,因為許多企業(yè)目前傾向于相信開(kāi)放式辦公室是提高敬業(yè)度、吸引力和留任力的靈丹妙藥。Abbatista說(shuō)這僅適合于某些公司。
“年輕的公司通??释嗟慕ㄖ臻g,而更多已成立的組織則常常要做相反的努力,”Abbatista說(shuō):“這些都取決于對員工的了解和打造一個(gè)對其行之有效的工作場(chǎng)所?!?nbsp;
Harry’s與設計團隊合作以打造其員工期望的、可能會(huì )驕傲地帶來(lái)潛在投資方的工作場(chǎng)所。
以活動(dòng)為中心
過(guò)程的第三個(gè)步驟是確定工作活動(dòng)的優(yōu)先次序,這很重要,因為它幫助組織準確描繪出其員工及團隊每天所做的工作,并明確了解其工作場(chǎng)所有助于還是有礙這些活動(dòng)。知道哪些活動(dòng)具有最高優(yōu)先級后,您可以做出有關(guān)分配辦公空間以為員工及其工作提供最佳支持的重要決定。
對于Harry’s來(lái)說(shuō),該過(guò)程的此部分引發(fā)的爭論最多。
“我們與所有團隊的領(lǐng)導進(jìn)行了交談,從工程到客戶(hù)服務(wù)再到平面設計,”Cesario說(shuō):“這些團隊自然會(huì )對工作有不同的看法。他們有不同的需求,這讓他們有機會(huì )表明都需要什么來(lái)出色完成其工作?!?/span>
為幫助人們確定其從事的工作的類(lèi)型,Living Office基于全球調查研究提供10個(gè)不同的合作和個(gè)人活動(dòng)框架。專(zhuān)題小組用寫(xiě)有工作模式的色彩鮮艷的便條組成了一個(gè)矩陣,明確標示了目前的工作場(chǎng)所支持或不支持的高優(yōu)先級和低優(yōu)先級活動(dòng)。
這些團隊普遍贊同少數成員自然聚在一起簡(jiǎn)單交談(用Living Office中的說(shuō)法即Huddle[聚集]和Chat[聊天])是Harry’s每個(gè)人工作的重要部分。但一些團隊,包括Create(創(chuàng )作)和Contemplate(深思)等創(chuàng )作團隊則完全得不到該工作場(chǎng)所的支持,他們需要一些私密的空間來(lái)有效地完成和思考其工作。
“現在,已不再有界限?!盢ewlin說(shuō)?!拔覀冃枰献鞯目臻g,但我們也需要能夠單獨工作和安靜幾個(gè)小時(shí)的空間。如果我們的新空間能夠在這些事情之間找到平衡點(diǎn),我認為我們會(huì )更加高效?!?/span>
“現在,已不再有界限。我們需要合作的空間,但我們也需要能夠單獨工作和安靜幾個(gè)小時(shí)的空間。如果我們的新空間能夠在這些事情之間找到平衡點(diǎn),我認為我們會(huì )更加高效?!?/span>
- Scott Newlin
新設計的每個(gè)細節(從材料和飾面到家具)都是有意選擇的以反映Harry’s的品牌。
布置辦公室
清楚團隊每個(gè)人最重要的活動(dòng)后,Harry’s開(kāi)發(fā)過(guò)程的最后步驟就準備就緒了,開(kāi)始選擇為其工作提供最大支持的設置。
Living Office提供適用于個(gè)人和團隊工作的10種最佳設置。正確組合這些設置(在辦公空間規劃布局中戰略性的擺放)可以幫助員工和企業(yè)發(fā)揮最大潛力。
對于Harry’s的專(zhuān)題小組來(lái)說(shuō),此步驟包括一個(gè)設置決策樹(shù)(Settings Decision Tree),它是一個(gè)交互式的數字工具,利用是/否問(wèn)題確定為對其最重要的活動(dòng)提供最大支持的設置。然后,團隊探究其空間可能的規則布局。這些規劃布局包括團隊與個(gè)人設置的組合,包括幫助人們輕松在個(gè)人與團隊工作之間轉換的專(zhuān)用團隊Hive;小型團隊可聚在一起討論或進(jìn)行項目工作的毗鄰的Cove;以及Haven(避風(fēng)港)或人們可退入其中接聽(tīng)電話(huà)或專(zhuān)注工作的私人設置(不再去樓梯間交談?。?。
建筑師和設計師在規劃新辦公室的布局時(shí),這些布置方案將有助于為他們提供指導—WHY(為什么)雜志將在此系列報道的下一篇文章中探討的一個(gè)過(guò)程。請盡早返回查看來(lái)自L(fǎng)iving Office Discovery Process?的真知灼見(jiàn)是如何體現在幫助Harry的團隊更好地工作的辦公室中,以及如何吸引將幫助業(yè)務(wù)增長(cháng)的精英人才的。
文章來(lái)源:hermanmiller.com